Uudet kehittyneet tekniset laitteet, sovellukset ja tietoliikenne houkuttelevat digitalisaatiosta puhuttaessa ihastelemaan näiden vempainten ylivoimaisia ominaisuuksia ja suorituskykyä. Mainoksissa ja lehtiartikkeleissa näytetään, miten teknologia tuo ratkaisun kaikkiin ajateltavissa oleviin ongelmiin. Tulee tunne, että ilman näitä uusia työkaluja oma organisaatio putoaa auttamattomasti kelkasta ja muut menevät menojaan. Samalla huolestuttaa se, miten näissä uusissa ympäristöissä osataan toimia järkevästi ja tuottavasti.
Monesti luotetaan toimittajan kykyyn laittaa teknologiat palvelemaan asiakkaan tarpeita. Tosiasia on kuitenkin, että mikään teknologia yksinään ei ratkaise ainuttakaan ongelmaa, eikä yksikään toimittaja pysty toimittamaan asiakasta palvelevaa sovellusta, ellei asiakas itse ymmärrä ja osaa kertoa omia tarpeitaan ja ongelmiaan. Jos ongelmien ajatellaan johtuvan vain huonoista järjestelmistä, eikä prosesseja ymmärretä, saatetaan suurtenkin investointien jälkeen päätyä syyttämään toimittajaa huonosti toteutetusta projektista, kun ongelma ei poistunutkaan.
Digitalisaation tavoite siinä tarkoituksessa kuin se hallituksen kärkihankkeena on kuvattu, koskee lähinnä julkishallinnon palveluprosessien kehittämistä asiakaslähtöisemmäksi. Tavoite on erittäin tärkeä sekä taloudellisesti että kansalaisten tasa-arvon toteutumisen kannalta.
Teknologialla ratkaistava ongelma voidaankin muotoilla esimerkiksi näin: Yksilön täytyy asioida viranomaisten ja julkisten palveluiden tuottajien kanssa. Jokaisella toimijalla on erilaiset käytännöt ja monesti tietoja pitää toistuvasti toimittaa jopa paperisilla kaavakkeilla. Ongelman ratkaisemiseksi tulee palvelut toteuttaa sähköisesti siten, että asiakas saavuttaa tarvitsemansa palvelut mahdollisimman esteettömästi, turvallisesti ja yhdenmukaisella tavalla.
Julkishallinnon asiointipalvelut pitää saada sähköisesti saataville kansalaisen elämäntilanteen mukaisesti ja niiden pitää olla helposti saavutettavia. Prosesseja ja järjestelmiä pitää kehittää niin, että asioinnissa tarvittava tieto tuodaan ensisijaisesti julkishallinnon omista rekistereistä automaattisesti, mikäli ne jostain jo ovat löydettävissä. Kansalaisen, eli asiakkaan, vastuulle ei siis saa jäädä asioinnissa tarvittavien, viranomaisten rekistereissä sijaitsevien tietojen toimittaminen. Järjestelmät pitää pystyä yhdistämään yli toimialojen, maakuntarajojen ja toimittajayritysten niin, että henkilön kaikki tiedot ovat turvallisesti käytettävissä. Tämä edellyttää palveluprosessien ymmärtämistä ja yhdenmukaistamista koko asioinnin elinkaaren ajan esikoulusta rakennuslupien kautta hoitokotiin.
Käsitteet on myös avattava, ja meidän on tiedettävä, mitä tarkoitetaan puhuttaessa tekoälystä ja vaikkapa ohjelmistoroboteista. Aitoa ajattelua toteuttava tekoäly on vasta tulossa. Nykyinen tekoäly on lähinnä ohjelmoitua, erilaisia algoritmeja käyttäviä automaattisia toimintoketjuja. Robotiikasta puhuttaessa mainitaan usein ohjelmistorobotit, eli manuaalista työvaihetta edellyttävien vaiheiden automatisointi sovelluksien tehtäväksi. Näillä ratkaisuilla helposti vain vahvistetaan vanhoja siilomaisia toimintoja, ja ohjelmistorobottien myötä toiminnan kehitys voi jopa pysähtyä. On siis tarkkaan mietittävä, mitä ongelmaa teknologialla lähdemme ratkaisemaan.
Yhteistä digitaalisaatio-viitekehyksen alla käytävälle keskustelulle on tiedon laadun vaatimus. Jos kaupungissa halutaan toteuttaa aitoa tiedolla johtamista, on määriteltävä selkeät strategiat, ja päätettävä miten niiden toteutumista voidaan konkreettisesti mitata. Mittauksen kannalta avainroolissa on oikeista paikoista oikea-aikaisesti kerätty tieto, jonka laatuun voidaan luottaa. Paperikulttuuri ja tietojen siirtely excel-taulukoiden kautta järjestelmien käyttöön ei enää toimi, vaan tiedon on siirryttävä syntysijoiltaan luotettavasti ja eheänä mittareille, joista sitä voidaan analysoida ja käyttää päätöksenteon tukena tosiaikaisesti. Kun tietoa kerääntyy riittävästi, on aika hyödyntää tietovarastojen sisältöjä tekoälysovellusten lähtötietoina.
Riihimäellä on nyt onneksi pitkälti yhteinen käsitys siitä, että olemme pahasti jäljessä palveluiden digitalisaatiossa. Tekoälyä ja robotiikkaa soveltavista palveluista on turha puhuakaan, ennen kuin asioinnissa on päästy paperista eroon. Pelkkä hienojen käsitteiden käyttö puheessa ei vielä tuota ensimmäistäkään uutta palvelua. Tätä työtä onneksi meillä nyt tehdään, mutta vaikkapa paikkatiedon hyödyntäminen on vielä aivan alkutekijöissään. Esimerkiksi isossa amerikkalaisessa kaupungissa paikkatieto on liitetty kaikkiin sähköisiin tapahtumiin, kuten sähkölaskuihin, pysäköintisakkoihin, putkirikkoihin, kotihoitajien käynteihin ja niin edespäin. Kun tapahtumia seurataan kartalta, voidaan niiden keskittymisestä tietyille alueille arvioida palveluiden kehittämisen tarvetta. Näin digitalisaatio tuottaa uutta tietoa, joka muuten olisi jäänyt vain arvailun varaan. Konkreettinen ja strategian mukainen riihimäkeläinen kehityskohde voi esimerkiksi olla maakunnallinen joukkoliikenteen älyratkaisu.
Työhön on ryhdyttävä viipymättä ja kun järjestelmiä rakennetaan, on meidän oltava osaava asiakas. Tilaajan osaamista ei voi eikä saa ulkoistaa sen enempää toimittajille kuin konsulteille. Kaikkea ei voi tai tarvitse itse tietää ja osata, mutta pitää tietää, mitä haluaa. Esimerkiksi tulossa olevassa isossa ulkoistuspartnerin muutoksessa punnitaan miten hyvin osaamme pukea omat palveluvaatimuksemme tilausehdoiksi, joiden toteutumista ja hinnan muodostumista voidaan seurata. Tämä on tulevan digitalisaatiokehityksen kannalta avainkysymys.
Digitalisaatio ei ole mikään itseisarvo, vaan tarvitsemme selkeän digistrategian, jonka perusteella ongelmakohdat tunnistetaan ja niitä lähdetään ratkaisemaan aidosti, eikä vain muuttamaan paperiongelmia digiongelmiksi.
Harri Heinonen
varavaltuutettu (sit. Vihreät)
Anni Antila
kaupunginvaltuutettu (Vihreät)
